Les réunions du CSE

En quoi la mise en place de l’instance unique modifie-t-elle le fonctionnement du CSE relatif aux réunions ? Quelles sont les nouveautés et points de vigilance en la matière ? La présente fiche fait le point des dispositions qui s’appliquent à défaut d’accord dans les entreprises de 50 salariés et plus.

1. Nature et fréquence des réunions du CSE

  La question de l’imputation du temps de réunion

Les textes issus des ordonnances sont d’une lecture difficile et posent des problèmes d’interprétation.

L’article L 2325-11 du code du travail dispose que :
« Est également payé comme temps de travail effectif le temps passé par les membres de la délégation du personnel du comité social et économique :
2° Aux réunions du comité et de ses commissions, dans ce cas dans la limite d’une durée globale fixée par accord d’entreprise ou à défaut par décret en Conseil d’Etat.

« dans ce cas » : s’agit-il des seules réunions des commissions ou s’agit-il des réunions du CSE et de ses commissions ?

L’article R 2315-7 du code du travail précise que :
« A défaut d’accord d’entreprise, le temps passé par les membres de la délégation du personnel du comité social et économique aux réunions mentionnées au 2° de l’article L. 2315-11 n’est pas déduit des heures de délégation prévues à l’article R. 2314-1 dès lors que la durée annuelle globale de ces réunions n’excède pas :

• 30 heures pour les entreprises de 300 salariés à 1000 salariés ;
• 60 heures pour les entreprises d’au moins 1000 salariés ».

Le ministère du travail donne son interprétation dans un Questions/réponses sur le CSE , publié le 19 avril 2018, en distinguant bien les réunions du CSE et les réunions des commissions (autres que la CSSCT) concernées par les limites ci-dessus citées, soit 30 heures par an pour les entreprises de 300 à 1 000 salariés et 60 heures pour les entreprises d’au moins 1 000 salariés.

Le temps passé aux réunions de la CSSCT est également rémunéré comme du temps de travail. Ce temps n’est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique. (R 2315-7)

2. Convocation et ordre du jour de la réunion

La convocation

La convocation des membres du comité est de la responsabilité de l’employeur ou de son représentant. (C. trav., art. L. 2315-27 et L. 2315-28)

Comme pour le CE, rien d’autre n’est prévu à cet égard.

 Qui est convoqué ?

• L’employeur, président de droit du CSE.
• Une délégation du personnel comportant un nombre de membres variant compte tenu du nombre des salariés.
• Un représentant syndical pour chaque organisation syndicale représentative.
• 3 collaborateurs maximum assistant l’employeur.

En + pour les réunions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

• Le médecin du travail.
• Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail.
• L’agent de contrôle de l’inspection du travail.
• Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Pour aller plus foin : voir fiche composition du CSE

L’ordre du jour

L’ordre du jour de chaque réunion est établi par le président et le secrétaire. (L 2315-29)
Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire.

L’ordre du jour est communiqué au moins trois jours avant la réunion. (Pour mémoire, dans les DUP Rebsamen, c’est 8 jours).

Les destinataires de l’ordre du jour sont les membres du CSE ainsi que l’inspection du travail et l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale. (L 2315-30)
Remarque : le RS et le médecin du travail ne sont pas cités alors qu’ils doivent être convoqués aux réunions du CSE. L’employeur se bornant à les inviter à la réunion sans leur adresser l’ordre du jour respecterait donc littéralement la loi…

 Quelques conseils pour bien aborder la réunion

1. Anticiper les positions possibles lors de la réunion préparatoire, si besoin solliciter vos conseils.
2. Arrêter une stratégie et la répartition des rôles en préparatoire, les respecter en réunion plénière.
3. En cas d’imprévu ou de difficultés, demander une suspension de séance, notamment à chaque fois que l’employeur sollicite un avis.
4. S’appuyer sur des éléments factuels et objectifs, les illustrer d’exemple précis
5. Reformuler les propos de l’employeur de façon à obtenir des clarifications et des engagements de sa part, et les acter dans le PV

3. Le déroulement de la réunion

Un quorum est-il nécessaire pour que le comité puisse valablement se tenir ?

Pour qu’une réunion puisse valablement se tenir, seule la présence de deux personnes est exigée : le président du CE ou son représentant et un titulaire.

Si le secrétaire du CE n’est pas là, il faudra nommer, en début de réunion, un secrétaire de séance, choisi obligatoirement parmi les membres titulaires.

LES VOTES

Le Comité est souvent appelé à voter, dans le cadre de ses différentes attributions. Il rend des avis, vote des résolutions dans l’exercice de ses attributions consultatives. Il prend des décisions dans l’exercice des attributions socioculturelles.

Seuls les membres titulaires présents votent puisqu’il n’existe ni pouvoir, ni procuration, ni vote par correspondance.

Les suppléants votent lorsqu’ils remplacent les titulaires absents.

Le président vote dans certains cas lorsque cela concerne le fonctionnement interne du CE (RI, désignations, vote des PV, etc.).

L’enregistrement des réunions

L’employeur ou le comité d’entreprise peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances (Article D. 2315-27).

Lorsque cette décision émane du CSE, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et qu’il présente comme telles.

Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise.

Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du CSE en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier.

  La visioconférence

Le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.

Le décret du 27 décembre 2017 précise :

• Le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
• Les suspensions de séances sont possibles.
• Vote à bulletin secret : Le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
  • L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues ci-dessus.
  • Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

4. Le procès-verbal

Les procès verbaux sont des documents très importants puisqu’ils rendent compte des avis, des vœux, de l’activité, des décisions, des engagements pris, des positions arrêtées par le comité.

Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par :

• un accord collectif,
• ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des titulaires
• à défaut, par les articles R. 2315-25 et D. 2315-26.

A l’issue du délai, le procès-verbal est transmis à l’employeur, qui fait connaître lors de la réunion du comité suivant cette transmission sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises. Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal.

Les articles R. 2315-25 et D. 2315-26 reprennent les modalités relatives aux PV du CE :

• A défaut d’accord, le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du CSE dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion ;
• dans le cadre de la consultation relative à un projet de licenciement collectif pour motif économique, le délai est réduit à 3 jours.
• à défaut d’accord, le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.

Même si les débats sont résumés, les positions et avis exprimés par chaque membre doivent, selon nous, apparaître clairement et nommément.

  Communication et confidentialité

 

Plusieurs types de communications sont généralement observés après une réunion du CSE :

• La communication du CE (compte-rendu du CE validé par les membres titulaires)
• La communication de l’employeur (CR du CE, relevé d’informations, briefing manager…)
• La communication syndicale (tracts ou document spécial CE )

 

Pour autant, la diffusion du PV de réunion n’est pas systématique.

De plus, dans leur communication, les membres du CSE doivent respecter leurs obligations de secret professionnel et de discrétion.

A ce sujet, l’article L2315-3 prévoit que les membres du CSE et les représentants syndicaux au CSE :

• sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication ;
• sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur